如何写好给学校的第一封信?

我们收集学校信息的渠道和方法有很多种,但最重要的是亲自从学校招生办公室那里获取到招生的相关要求与信息,这是非常关键的,因为一手信息最为重要。自己发送电子邮件给学校是现在最便捷的沟通与联系方式,但是如何才能写好给学校的第一封信呢?以下要素通常是必须的:
 
1. 首先了解清楚收件人的信息,是秘书还是招生主任,是男的还是女的,女的称谓是Madam 还是Miss 或者Mrs. 这些信息学校的官方网站上通常都明确的写出,如果实在没有找到,Dear Sir or Madam, 这是最保险也是标准的英文信函抬头格式。
 
2. 告诉对方自己准确的姓名,不管是英文名还是中文拼音,都要首尾保持一致,要知道接受你邮件的人可能不只是一个人,之前我们有碰到学生就因为邮件中署名不一致,而导致录取通知书发放迟到的例子,所以“首尾呼应”很重要。
 
3. 告诉自己的申请信息要数字化,比如就读学校全称,GPA(3.8/4.0或4.5/5.0), 班级排名(1/35),所学专业, ibt分数等。
 
4. 把真实的想法尽可能完整、简洁地告诉对方,因为对方每天可能要处理几十甚至上百封邮件,对于意思表达不明确,内容臃肿的电子邮件,如果换做是我们自己,我们会愿意再接收同样的邮件么?所以一定要思路清晰、问题简明扼要。
 
5. 把自己写好的邮件先作为草稿,可以请英文水平高或自己的外国朋友进行查看或润色,最好不要有低级的语法、拼写错误,否则你的印象分几乎丢光了。
 
6. 结束语一定要有礼貌,比如Many thanks for your kind attention and reply in advance!  非常感谢您的关注与期待您的回复!
 
7. 发送完毕后需要有一定的耐心来等待对方的回复,因为每个学校的招生电邮的处理都是庞杂的工作,招生官员或老师需要一定的时间来审阅与回复你的邮件,切忌上午发了邮件,下午马上写信要对方回复,要给予对方3-7个工作日的时间来回复。当然,如果特别紧急的,可以在邮件中做提示,一般3个工作日后,可以向学校进行再次询问。
 
关于向学校发送第一封邮件也是留学前行工程,相关的帮助,大家可以致电给lianhoo的专业老师与文案专家寻求解决方案。
 

本文发表于:2011-09-04 23:35:19


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